срочно хелп!

Уважаемые юристы, помогите! Ситуация просто анекдотичная! У нас государственное казенное учреждение, т.е. все деньги поступают строго из бюджета, никаких иных доходов нет. Вот был у нас договор с одним юр.лицом, те выполнили работу, выставили счет, а наша бухгалтерия куда-то его затеряла и в результате мы просрочили платеж на 2 месяца, т.е. мы налетели на неустойку.Цена вопроса 2700 руб. Вот щас конец года, те присылают претензию с требованием выплаты неустойки. Ну сумма смешная, но однако у нас денег по такой статье расходов нет, выплатить ее не можем. Тогда наш директор пошел в сбербанк и перевел им на счет эту сумму, в плательщике написал свое ФИО, а в скобках, что за такое-то ГКУ. В назначении платежа указал номер и дату договора и что это оплата неустойки. Те деньги получили и пишут нам письмо, что раз оплатил лично директор ,а не со счета нашего учреждения пришли деньги, то это не считается и по-прежнему требуют оплатить неустойку!!! Кто прав и почему? Если можно, то дайте ссылку на закон какой-нить... а то у нас че-то ступор...