Возврат части за путевку

Добрый день, кто знает подскажите как вернуть часть денег за путевку в лагерь?
Как малообеспеченной семье.
В прошлом году ездили в лагерь, возвращали 5000 от стоимости путевки, но они там сами как-то подавали документы, мы приехали оформлять путевку и написали это заявление.

Сейчас выбрали другой лагерь.

И надо самим..куда-то..
Куда и как?
Кто-то сталкивался?