возврат денежных средств

Скажите, как вернуть ошибочно зачисленные средства от физического лица. Может кто даст ссылку на заявление на возврат средств.
Перечислили ошибочно деньги ещё 13. 12 сразу позвонили и попросили вернуть. на что нам сказали, что нужно дождаться решения главного бухгалтера. Звоню им в Кострому каждую неделю - но бухгалтера нет, управляющего нет и прочее. Вроде бы не отказывают, но постоянно динамят! Решила заявление в письменной форме послать, только как лучше это сделать не знаю. Помогите советом!