подскажите по расходам

подскажите, может кто сталкивался с таким.
Подразделение в университете, работающее на самообеспечении, т.е. заработывает на своих договорах со сторонними организациями. Договора, как правило, заключаются на год вперед, а оплата от заказчиков поступает раз в квартал. Оплата труда в виде оклада и надбавки, размер надбавки формируется в зависимости от заключенных договоров.
Вопрос вот в чем: обязана ли я производить начисление надбавки ежемесячно (как утверждает плановый отдел), чтобы включать постепенно в расходы, или ежеквартально (про мере того как поступает оплата от клиентов).
За счет каких средств производить начисление ежемесячных окладов, если оплата за работу потупит только в конце квартала.
Спасибо