косяки рабочие

ничто сегодня не предвещало беды и вот...
сдала накануне паспорта своих руководителей на годовую визу. Доки приняли и сказали забрать на след. неделе. Значица, звоню вчера "готовы, можно ехать?"
ответ "конечно готовы, приезжайте". сегодня посылаю водителя. Водитель перезванивает и говорит что паспорт с визой одного руководителя не могут найти и вообще они думают, что документы я вообще на него не подавала. У меня истерика (пропали документы), короче перезванивают мне что нашли, но оказывается виза таки не поставлена, так как нужно было подвезти второй паспорт, для фиктивности (у шефа 2 загранпаспорта). Меня начали успокаивать что все ОК, и как только мы подвезем другой паспорт они за один день поставят визу.
Я вот теперь думаю как это сказать шефу?

В приглашениях стоит дата с 2 марта, и теперь ему прийдется открывать только с 9 марта.
второе, шефу принципиально получить визу именно в тот день в котрые поставили другому (психологический фактор).
И третье, виноватой буду я, в любом случае. Так как если те которым я сдавала документы хоть и не заметили при проверке что нужен еще один паспорт и мне об этом не сказали, но я ведь могла предположить что еще понадобится паспорт.

Простите за сумбур, помогите очухатся, через минут 20 нужно будет ему выкладывать все на чистую воду. И я даже не знаю как он отриагирует