Автоматизация на работе, что сделать?
Пришла на Еву, т.к. больше и некуда за советом пойти :-(
Суть вопроса: как привнести элементы автоматизации на определенный участок работы, если а) я не программист и никто на этом участке не программист, б) программисты в организации есть, но они нам помогать не будут, т.к. у них "глобальные" задачи, в) денег на готовое решение нам не дадут. Я уже всю голову сломала.
Сама задачка вообще не сильно заумная: заменить бумажный учет входящей/исходящей корреспонденции на участке электронным(хотя бы из соображений изнашивания бумажных носителей и их многотомности). Самое элементарное - сделать все то же самое, что на бумаге, только изобразить это в Ворде или Экселе. Но эта идея мне не сильно нравится, т.к. если поднапрячься, то, полагаю, можно было бы не играть в "пишущую машинку" на компе, а использовать его для таких целей как, например, контроль сроков исполнения и т.п.
Сесть изучать самой Access? (чем я и пытаюсь заниматься со вчерашнего дня) - но нужен ли именно он и хватит ли мне мозгов на поделку чего-либо путного из него? Обратиться к "добрым людям" - у меня нет знакомых программистов или просто сведущих людей в этом деле. Обратиться к профессионалам за деньги - если только из собственного кармана. Плюнуть и сделать самое элементарное в Ворде/Экселе?
Посоветуйте, коллективный разум обычно помогает найти разумное решение! Я уже отчаялась.
Спасибо большое. Огромное.
П.С. Написала в ВО, т.к. тут хоть люди есть, не переносите, пожалуйста!
"Плюнуть и сделать самое элементарное в Ворде/Экселе?"
Именно так и сделать для начала. Если у вас не катастрофически большой объем на бумажных носителях, может оказаться этого вполне достаточно.
Объем входящей корреспонденции, по моим прикидкам (как таковой статистики по конкретному участку не ведется), порядка 15тыс единиц в год, может чуть больше. Исходящей примерно столько же.
Сейчас "журнал" занимает около 20 томов, к тому же ведется два разных журнала. В общем, не суть важно, что и сколько - государственная организация, объем переписки довольно большой. "Прекрасное далеко" с полной автоматизацией нам обещают уже очень давно.
Господи, да сканер купите:) Есть сканеры с функцией редактирования (или это программка такая?). Они распознают текст (а не воспринимают как картинку) и допускают возможность редактирования этого самого текста (если надо).
В общем, всё сканируйте и "складируйте" в компе.
А вручную ведите только журналы регистрации входящих-исходящих.
:-)
У нас есть целый отдел, занимающийся сканированием корреспонденции. Дело не в этом, а в том, чтобы избавиться от "журнальчиков", видавших виды, где написано, замазано, поверх написано, хорошо еще если разборчиво и без заковыристых сокращений.
К тому же "журнальчик" бумажный не позволяет отследить просроченные письма (ну во всяком случае это трудозатратно), и чтобы произвести выборку, к примеру, жалоб, нужно либо всегда регистрировать их еще в одном дополнительном журнале, либо вручную выбирать и как-то выделять. Ну и тому подобные "мелочи".
Что касается "купить", то это либо за свои деньги и "несанкционированно", либо санкционированно, т.е. путем обоснования необходимости, написания писем, организации торгов (т.к. наша организация иным путем не может приобретать ничего). Но это к делу не относится, т.к. в этом деле ничем сканер не поможет :-7
То есть, Вам не нужно переводить всю корреспонденцию в электронный вид, а нужно перевести только журналы, которые её регистрируют?
Тогда Эксель - то, что Вам надо. Сделайте табличку с графами. Это прелесть как увлекательно:) И можно потом делать какие хочешь выборки и отслеживать всё что надо.
И, кстати, в эксель можно заложить какие угодно формулы.
Есть масса учебников "для чайников" про Эксель. И стоят они какие-то копейки. купите - не пожалеете. Правда, я, в своё время, его осваивала методом тыка. Но по книжке у Вас быстрее получится:)))
Да, совершенно верно! Если я буду покушаться на перевод документов в машиночитаемый вид - на меня недобро автоматизаторы посмотрят, решающие задачи вселенского масштаба.
Спасибо, попробую Экселем воспользоваться!
>К тому же "журнальчик" бумажный не позволяет отследить просроченные письма (ну во всяком случае это трудозатратно), и чтобы произвести выборку, к примеру, жалоб, нужно либо всегда регистрировать их еще в одном дополнительном журнале, либо вручную выбирать и как-то выделять. Ну и тому подобные "мелочи".
Если Вы хотите получить подобные функции на означенных объемах - нужна База Данных. Человек с "0" с этим не справится. А начальство Ваше совсем ох@ело - бросает Вас как котенка в воду - авось выплывет. Или на самом деле такие тупые и не понимают, ЧТО хотят от Вас. Или Вы не поняли чего-то.
Я б вообще ТЗ потребовала.
Я догадываюсь, что для более-менее комплексных задач как раз нужны люди со специальными навыками, даже немного озадачилась поиском таковых.
Задача моего руководства, данная мне - избавиться на моем участке от пресловутых журнальчиков и осуществлять учет корреспонденции "на компьютере" - хошь в Ворде, хошь в Экселе, без разницы, лишь бы замусоленных журнальчиков не было и их было бы сложнее повредить, потерять, облить чем-то и т.п.
Задач создать базу данных мне никто не ставил, просто мне хочется из задачи переброски сведений с бумаги в компьютер извлечь по возможности больше пользы, т.к. не хочется самой заниматься переливанием из пустого в порожнее и поручать это своим подчиненным. Если бы можно было сделать что-то своими силами, но при этом хоть немного улучшить ряд функций - я была бы счастлива.
Ваше руководство видимо тупое, дало задачу иди туда не знаю куда. А Вы можете представить им варианты решения?
Начальство не тупое (я очень на это рассчитываю), просто считает, что на безрыбье, т.е. отсутствие действий со стороны автоматизаторов, которые прекрасное будущее нам только обещают, лучше уж хотя бы пойти по примитивному пути - озаглавить колонки листа в Экселе так же, как они были озаглавлены в бумажном журнале, и вносить в них информацию не шариковой ручкой, а с клавиатуры.
С одной стороны - фигня вопрос, сделаем, с другой - хочется же хоть какую-то пользу от ведения журнала в компьютере извлечь (что-то упростить, какой-то процесс сократить и т.п.).
Есть спец. программы для автоматизации по Мах всех бумажных процессов в организации, например Электронный документооборот (несколько видов есть), Управление Деловыми Процессами (Парус) и т.п. Если руководство не готово раскошелиться, Эксель - ваше все. Уж журнал учета точно удобнее вести и выборки можно делать и сортировки разные (по датам, срокам, исполнителям и т.п.) и распечатывать его при большом желании. А табличку простенькую сделать и сами смогёте, без программеров - небожителей.
Спасибо! Описания разных программ я поверхностно изучила, есть довольно интересные, но внедрить их непросто (я уже писала выше про необходимость одобрения-согласования, проведение торгов и т.п.), ну либо как-то очень хитро нужно поступать.
В Экселе я вчера сочинила таблицу, фильтры разные опробовала - в общем очень неплохо))) Единственный момент - как это обычно бывает при попытке перенести бумагу на компьютер - я сделала "кальку" с бумажной таблицы и изобразила ее в Экселе, хотя может нужно было как-то по-другому (но это уже мои заморочки))))
вам нужен хорошиц консультант.Есть знакомый который делает именно такую работу(не реклама).
Поскольку моя работа тоже связана с входящей и исходящей документацией, тоже задумывалась о переводе бумажных ведомостей в электронную форму.
Натолкнулась на проблему:
Как отслеживать перемещение документации ВНУТРИ предприятия? Предположим, Вы внесли в таблицу поступивший документ, присвоив ему номер, описав его, указав подразделение, для которого пришел документ. Можно даже вносить дату и имя того, кто документ забрал. Но - как докажете, что он его забрал?
У меня именно на это натолкнулась моя благая идея, когда человек наотрез отказался признавать, что забрал документ и потерял его. Подпись в журнале - доказательство. Таблица в Exel - не доказательство, есть шанс для отмазки.
Делать ведомость и потом подшивать ее в дело - двойной труд.
Конечно, если у вас в компании не отслеживается подобное, то все намного упрощается.
С исходящей документацией проще (в Вашем случае).
Отслеживать исполнение можно с помощью почтовых программ.(ну это так, мысль)
Вообще, конечно, идеально - это ERP(КИС)для всего предприятия. Но их внедрение - дело долгое, муторное и за это нужно хорошо платить консультантам.
Если все серьезно, то в системе электронного документооборота в карточках хранятся электронные образы документов, и пути их следования - адресаты получают и перенаправляют их в электронном виде - допустим документы падают им на почту в виде простого вложения в письмо, или приходит напоминалка о том, что нужно зайти по ссылке в программу и разобраццо со своей почтой - что у него там на рассмотрение, что на согласование, а что на резолюцию. Если не совсем серьезно - то хранятся сведения, а так же привинчена какая нить форма, которая отправляет на принтер реестр с описаниями всего, что вы передаете определенному сотруднику, или в определенный отдел, или на этаж (корпус, филиал) - что нужно под конкретные задачи. Там получатель расписываеццо и уносит все добро. Реестры занимают гораздо меньше места, чем журналы учета и их надо теребить тока когда возникают спорные ситуации - инфу о документах ищем в несерьезной программе - так что лежат где-нить в углу и жрать не просят:) Вообще, когда придумывается все, связанное с документооборотом, в первую очередь нужно думать о контрольной функции - для чего же оно еще:)?
Разумно. Надо предложить нашей канцелярии такую идею. Просчитать кое-что, подумать...
У меня слишком мал объем документации, передаваемой за один раз, его проще внести в журнал вручную, чем заморачиваться ведомостями.
Вообще, у меня очень небольшой объем, по сравнению с автором (не более 2500 единиц в год, разнесенных по разным базам). Две самые крупные базы я уже перевела в Exel, одна еще на бумаге, но она самая маленькая и с самым жестким контролем. :)
Автор, скачайте какую-нить бесплатную софтину для начала - в свободном доступе есть проги, где можно вести журналы входящих-исходящих с карточкаме, с полями для всех нужных реквизитов, с поиском и с возможностью вести справочники корреспондентов и сотрудников. Гуглить для вас мне лень, но покопавшись пол-дня максимум непременно обрящете) Не бог весть что, но лучше чем ничего.
Уже))) Скачала простую, которую многие делопроизводители хвалят "Регистрация документов организации", попробовала. Интересно, но не то, что нужно (либо я уже просто запуталась). Как таковая регистрация корреспонденции при входе в организацию у нас есть, присвоение уникального номера и все такое, к нам на участок она попадает реестрами, а дальше - вот дальше как раз в журнал и раздается иполнителям. Вопрос (о котором выше спрашивали) - исполнитель получает документы с описью под роспись.
Чтобы не вдаваться в подробности упрощенно схема документооборота имеет в основе "дело", с которым работает исполнитель, по этом делу бывает исходящая, входящая кореспонденция, входящая корреспонденция имеет нормативно определенные сроки рассмотрения.
Что "забавно" - один из потоков исходящей корреспонденции у нас полностью автоматизирован и происходит в электронном виде. "Дособрать" все кубики и автоматизировать полностью систему наши автоматизаторы пытаются уже несколько лет, получается плохо и трудно, системы выходят громоздкие, задумчивые и требующие многократной доработки и шлифовки.
В приципе можно было бы сидеть и ждать у моря погоды - пока автоматизаторы доделают свое дело, но когда это произойдет никто не знает.
Если хотите, напишите на почту (в паспорте есть),возможно,посоветую, журнал регистрации могу скинуть, оптимальный, проконсультирую в некоторых вопросах.Документовед, опыт работы в делопроизводстве 10 лет
Сотрудников-то много? Я лично тоже сталкивалась с "я не я, документа нету". Ну тут так - либо выдавать все под роспись, либо забить. Именно так и ставила вопрос: хотите, могу любой документ отслеживать от и до, но тогда! больше от меня ничего не ждите, ибо это будет отнимать все свободное время. Согласились верить мне как последней инстанции :)) Помечала в экселе, у кого документ в настоящее время, все проходило централизованно только через меня.
Работала и в специализированной системе. Один фиг, что эксель, что система :) имеет смысл только, если работать исключительно с электронными документами..
