Номенклатура дел
Кто сталкивался, может быть нормативный акт подскажете.
Веду номенклатуру дел.
У нас есть в отделе 3 направления деятельности и до текущего момента велись папки по заказчикам.
Огромная папка на каждого и там за год все документы нарастающий датой. Так легко искать переписку.
И вот в данный момент в номенклатура папка " Переписка по исполнению договоров и выполнению договорных обязательств", на весь отдел.
И вот как быть?
Если все вперемежку документы по всему отделу складывать в одну папку, то ничего не найти.
Можно ли оставить как прежде папки для каждого заказчика, но по номенклатуре это один номер дела будет?
Где почитать требования к номенклатуре?
Давно уже никто не ведёт бумажные архивы. Любые документы быстро находятся, если присваивать им тэги правильно. Требований у государственных органов нет никаких, только распоряжения внутри вашего ведомства.
Вся эта информация должна быть приложена к конкретному договору.
Какой смысл в данной папке?
Папка с копиями первых страниц договоров в хронологическом порядке и туда же, к каждому договору, всю переписку по нему.
У нас федеральный научный центр.
1С только вводится, договоры в Word составляются, до прогресса далеко.
И вот есть папка "переписка по заключению договоров и исполнению договорных обязательств".
Вывки сформированы по Заказчикам, в них много всего: одно письмо может быть к 7 договорам, т.ч. всё перечисленное выше не работает.
и договоры вообще в бухгалтерии хранятся, у нас только письмо с просьбой составить, переименования, изменения адреса. куча запросов и т.д.
И вот можно ли кучу томов составить с одним наименованием дела?
По идее дело в сквозной хронологии по всему отделу должно формироваться, т.е. по хронологическому порядку переписки всех заказчиков, это нам не удобно, потому что автоматизации мало и в этих папках часто ищут инф-иб.