Оформление командировок.
Подскажите пожалуйста какой-то семинар по теме "оформление командировок" и особенно заграничных. Есть много вопросов у бухгалтерии и у отдела кадров, как правильно проводить всю процедуру? И возможно ли ее автоматизировать на предприятии?
Положение о командировках, в нем установить сумму суточных за командировки внутри страны и за границу, обговорить все условия. В любой справочно-правовой системе есть образцы таких положений, найдите.
Есть старое положение и его нужно менять и руководство хочет, чтобы мы всю последовательность прописали.И чтобы сотрудники вообще ничего не делали, а чтобы все работало в автомате. Есть служебное задание и ..........пошло -поехало, службы покупают билеты, гостиницы,кадры-приказ,касса-суточные и потом уж отчет.
На семинаре вам не помогут составить Положение о служебных командировках. При согласовании Положения уаствует не только кадровая служба, а также юридическая, бухгалтерия, СВК и т.д., это совместная работа так как у каждой службы есть свои нюансы о которых вы можете не знать.
Прописывайте порядок: командируемый составляет служебную записку (или сразу служебное задание) о направлении в командировку(кто,куда,даты,в связи с чем), визирует ее у непосредственного руководителя, и руководителя подразделения, при направлении в командировку заграницу обязательна виза Руководителя организации. Подписанную СЗ командируемый направляет в Отдел кадров. Отдел кадров оформляет приказ о направлении в командировку. Кто у вас будет направлять информацию для оформления билетов, бронирования гостиницы? У нас это был Протокольный отдел, поэтому были еще прописаны функции ПО, при получении оформленного приказа от ОК ПО оформляет билеты, бронирует гостиницу согласно Приложения №0. В Приложении №0 у нас были утверждены нормы по оформлению билетов (согласно должности это или бизнес-класс или эконом, СВ или купе, для руководителя организации первый класс и т.д.), расходы на проживание делилось на территорию РФ (Москва, Питер и остальные города) и стран СНГ (должность-сумма за номер), командировочные расходы (должность-сумма), оплата такси согласно должности, если руководитель положено всегда, если .....должность сумма 1500 руб. при отправки из аэропорта, отправления с ЖД-вокзала с 00.00 до 06.00 и т.д. Если нет ПО или группы организации командировок, прописать кто направляет информацию для оформления билетов, бронирования гостиницы. Командировочное удостоверение отменили и уже легче.
Бухгалтерия должна знать свой функционал и также его тут вписывать.
Спасибо за развернутый ответ. Но вот от п. бухгалтерия меня и очень интересует. Директор настаивает чтобы командировочные выплачивались на основании служебного задания и причем автоматически, но это же не правильно. Нужно заявление на перечисление или выдачу денег от сотрудника и подпись директора.И только это есть основание, разве не так?
Директор напирает на то, что бедные сотрудники им много писать нужно и ходить в бухгалтерию,то эту заявку отнести,то АО принести.Я заставляю чтобы писали заявление даже если не было аванса.Чаще именно так бывает.
Если аванса не было, то он сдает вам отчет и вы обязаны компенсировать его расходы, заявление не требуется. Но многие бухгалтера подстраховываются и просят это заявление.
Гуляют на свои(суточные,такси),остальное фирма платит безналом. Им то лень, то не успеваю зайти. А я ж не могу выдать ,но со стороны налоговой не было вопросов по не выдаче аванса.
Эти вопросы от налоговой и не поступят. Могут быть от трудовой инспекции. Насчет штрафов не знаю, может и не накажут, поищите сами.)))
Кстати, командировочные можно и безналом платить заранее. Но заявление нужно и в нем как раз указывать каким способом получить работник хочет этот аванс.
работаю в двух банках, по совместительству платит, по основному не платит по безналу, обосновывая что это зарплатная карта, а командировочные это отдельная статья, была бы корпоративная карта-платили бы.
В соответствии с п. 2.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П), клиент - физическое лицо, используя банковскую карту, осуществляет следующие операции:- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами РФ;- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами РФ;- иные операции в валюте РФ, не запрещенные законодательством РФ;- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.Перечисление сумм командировочных расходов работника на банковскую зарплатную карту законодательством РФ не запрещено. В связи с этим организация может закрепить такой порядок в локальном нормативном акте, например в положении о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Перевод денег осуществляется в рублях, а при направлении в заграничную командировку - в иностранной валюте (ст. 140 ГК РФ, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ).
наверное полностью автоматизировать не получится. У нас через сэдо проходят служебные записки на командирование (служебное задание), далее тревел координатор (специалист по оформлению командировок) бронирует гостиницу, оформляет билет согласно положению о командировании и составляет смету расходов. подает в бухгалтерию за 3 дня до даты отъезда полностью сформированную согласованную и подписанную смету и бухгалтерия начисляет суточные на карту. Но финансовый отчет все равно делает работник сам (за руководство делает тот же тревел координатор).
Спасибо за тему!)))
А я новости нашла http://www.buhgalteria.ru/article/n160130#.Weh1N3m179U.vk
У нас форма служебного задания утверждена порядком организации командировок, в этом же порядке прописаны все нормы: кому сколько за гостиницу, что делать в случае перерасхода и т.д. В служебном задании есть графа суточные, его подписывает работник и его руководитель и передаёт в бухгалтерию, бухгалтер тоже подписывает и выдаёт суточные, копию направляет на выписку а/б, строки про билеты и гостиницы тут же. Неудобно только самой бухгалтерии , т.к. Им нужно потом обратно начальнику передавать для подписания, что задание выполнено, но все привыкли. Вкратце вот так.
