Вопрос руководителям

Я недавно перешла на новую работу, с повышением. В подчинении 9 человек, еще двух активно ищем.
До этого у меня была одна девочка-ассистент и два сотрудника на удаленке. Поэтому с проблемами дисцилины не сталкивалась.
Руководители, как вы действуете в подобных ситуациях (перечисляю те, которые напрягают):
1. Трое опаздывают. Не каждый день, но стабильно 2-3 раза в неделю приезжают на 30-40 минут позже, заранее не сообщают. Да, потом задерживаются на эти самые 30-40 минут, но...
2. Другие четверо курят, выходят с кофе на улицу, минимум на 10 минут. 3-4 таких перекура это полчаса. ( у нас обеденный перерыв 30 минут, то есть перекуры это еще плюс к обеду)
3. Одна не отвечает (или отвечает с большой задержкой) на письма коллег из других департаментов, Я узнала об этом вчера, когда меня поставили в копию (первое письмо - вопрос, второе письмо - напоминалка, третье письмо еще одна напоминалка, я была в копии) . С этой я разрулила, но тоже интересно послушать, что скажете.
4. У нас можно три дня "отлежаться дома" без больничного. Но при условии, что ты на связи и текущие задачи можешь выполнять. Нет - бери больничный. Девушка два дня в течение рабочего времени не выходит на связь - не отвечает на письма, не берет трубку. Вечером написала - ой, было плохо, спала, что там нужно сделать? Сейчас сделаю. Да мы уж сами все сделали... Что с ней делать? Как предупредить, чтобы другим было неповадно.

Вообще, ощущение, что как подростки - границы со мной проверяют, можно или нельзя. Что прокатит. Дайте дельные советы, пожалуйста.

1. Установить "лимит" опоздания. Скажем, 10 минут. Всё, что больше - через предупреждение по вацапу. Задержка на 11 минут без предупреждения - день за свой счет.

2. Запрет на курение "компанией". То есть, курить по одному. А вообще - о сколько прекрасных дел происходит в курилке! очень часто профессиональных.

3. Остальное - можно начать с легкого троллинга. Типа, Маша/Вася - в следующий раз я забуду Вашу премию подать вовремя )))

Какие в организации правила относительно ваших пунктов? остальные опаздывают? какое время установлено на ответы?

Мне как руководителю наверное везло на сотрудников всю жизнь, мне не попадались совсем уж неуправляемые:
1. Задержки/отъезды/перехватить больное дите дома = без проблем с предупреждением и на связи при необходимости. Результат должен быть сделан. Сама поступаю также, о задержках, отлучках коллектив предупреждаю. Даже если я на удаленке и никто меня не пасет, сообщаю, что "пропаду на 2,3,5 часов с ... по ...."
2. Пусть курят. Лишь бы был выполнен результат Я сама раньше с подружкой покуривала на работе. Лет 10 назад.
3. Не реагирует на почту - предупреждения и замечания, при рецидивах вплоть до расставания.
4. Болеет без больничного/пропала со связи. Предупреждает, что совсем болею, плоха, не смогу день никак реагировать.
Не предупреждает и пропала со связи хотя предполагалось, что будет - предупреждения и разговоры, при рецидивах до расставания.

У меня демократически-тоталитарно-авторитарный стиль.

Из всего перечисленного, больше всего напрягало бы :
1) та, которая вовремя не отвечает.
2)те которые курят по пол часа. Каждый час, по 10 минут, положено отдыхать от компа. 10 минут.....но не 30.

Почитала этот топик и снова вспомнила, до какой же степени я ненавижу офисную работу и почему 🤦‍♀️

Как таким дурам доверяют кем-то руководить? Еще и на форуме совета спрашиваете, руководитель блин. Ничего криминального не увидела в ваших сотрудниках. Какой ужас, опаздывают, но потом на это же время задерживаются! Жесть. Вы реально совковая тетка. Такой график во многих нормальных компаниях. Остальные ваши бредни вообще надуманные. У адекватного руководителя главное, чтобы работа была выполнена, а не выдуманные правила, которе подходят больше для роботов. Я так понимаю там нормальный адекватный коллектив, надеюсь вас заменят на вменяемого начальника

Почему в вашей организации держатся за таких работников? Они незаменимы? Сейчас разве дефицит кадров? Ваше начальство не способно наладить дисциплину элементарную? Уверяю, пара увольнений и остальные перестанут опаздывать и прогуливать. А для начала надо сменить руководство, ваше слишком лояльное. И сразу, всё наладится.

Как мешает работе других то что они опаздывают? Они опаздывают на совещания? или нужна их помощь и их нет?
Или ничему это не мешает, но просто "не положено"?
Перекуры - так же нужно понять насколько они мешают работе. Людям они нужны, безе перерыва нон стоп работать очень сложно. Если они успевают делать работу то ничего в этом страшного нет.
Вы менеджер, у вас с каждым из них должны быть один-на-один раз в пару недель. Вот обсуждаете проблемы и план как их решить.
Вы должны объяснить как именно их опоздания или перекуры мешают работе всей команды.

вот поэтому я ушла с руководящей должности на такую же зп в другую фирму, но на понижение
я проиграла с такими же подчиненными
ни штрафы, ни разговоры, ни давление - ничего
мне вот попалась одна такая - невменяемая! опаздываешь? предупреди - Окей...забивала, на больняк ушла, трубку отключила, что делать за нее - даже не передаст (хорошо что я ее дела контролировала), но нафига такой сотрудник
ответ на вопрос по восаппу на след день
и постоянное нытье что маленькая зп - 80 тыс (не Москва), хочу 100
я уже напрямую ей сказала что не стоит она ни 100, ни 80, 50 тыс красная цена
обиделась

1. Подписать с товарищами ДС к трудовому договору о гибком графика начала и окончания рабочего дня с условием общего времени 9 часов включая час на обед. И всем успокоиться на этом.
2. Полчаса на обед - это у вас нарушение ТК. В принципе, если работа курящих товарищей не создает проблему того, что когда они курят, их работу приходится делать другим, и они сами вовремя и качественно выполняют свою работу, то пусть ходят. Тут, я думаю, больше проблема в том что остальные работают, пока эти отдыхают :)
3. Если у вас в компании есть регламент времени реакции на письма, то переговорить с не отвечающей вовремя и напомнить ей о регламенте. Если регламента нет, то пусть хотя бы пишет коллегам пару слов, чтобы они понимали, что процесс не подвис.
4. Еще раз объяснить правила "отлежаться дома". В случае повторения (не выходит на связь) выйти с ней на связь самой и предложить взять больничный с завтрашнего дня, а этот день пусть пишет за свой счет.

3.и 4.пункт критичны. Недопустимо. А первые 2 зависят от характера работы. На многих работах можно приходить пойзже и задерживаться, если это не влияет на качество самой работы.

Все зависит от правил компании. Если это расхолаживает других - одно дело, если все гибко - другое

Я тоже думал, что вы дое до подчиненных. Они ж отрабатывали свои часы, ну и к моему отрицательному отношению к курению эти полчаса погоды не сделают, 2 я в день тупить можно при остальной результативности. В гибрид так вовсе смешно слышать про дисциплину. То, чилиек отвечает, как часто и как долго. Спросите, в чес логика. Бывают люди, которым отвечать смысла нет. Редко, но бывают. Доверяйте полчмненным, вине др отделам. Какой и почему у нее приоритет? Не она дура, а наверное, соседний отдел.
Ну и все остальное высосано из пальца. Если болеет и три дня без справки, при чем здесь быть на связи? Это ваши фантазии.
А вообще вы из 2000х, только тогда так дое.

Не руководитель, но выскажусь. На счёт перекуров - а у вас поди сотрудники за компом работают наверно целый день? А что там на счёт отдыха от компа по охране труда слышно? Случайно не позволительно ли отдых глазам давать через пару тройку часов как раз на 10 мин?
На счёт опозданий,если работа делается в срок вам не все равно?
И если дают 3 дня болезни,то человек должен болеть,а не на связи быть. Его заменят, раз разрешают не быть на работе.
Знаю одного начальника,оч нервничал,когда курящих видел, бухтел,зато сам в раздевалке тренажёр повесил и ходил периодически то приседать, то подтягиваться в рабочее время.

4 пункт. Как можно дать человеку "поболеть" 3 дня и при этом выполнять задачи? У меня в подчинении 3 женщин, я 4я в отделе - руководитель. У всех болезненные менструации, каждая раз в месяц, если это совпадает с рабочим днем, берет день на отлежаться, а если это случилось в середине дня, то уходит с работы и не приходит на след.день. Никто не злоупотребляет, никто не отмазывается и никто не врет. К слову, я их циклы не считаю. И в эти дни никаких поручений, звонков и прочей х.ни нет, в том числе и меня не дергают, если "болею" я.
При других недомоганиях заранее отпрашиваются, а если серьезное, то идут на больничный. И в это период тоже никто никого не дергает, всегда другой сотружник знает, что он на подстраховке и он замена. Дедлайнов бывает много, но все справляются.

Автор, если вы такая вся из себя правильная, надеюсь при срочности работы - например сделать это к завтраиу, что нужно поработать после рабочего времени: вы оплачиваете все? И рабочее время заканчивается в 18.00 все выключают крипы и идут домой? Если да, то устанавливаете правила. Обед, отдых по санпину, только не понятно когда какать ..

Ввести в компании для некурящих бонус в виде премии на эти 10 мин в час

1. Если у опаздывающих свой отдельный участок работы и опозданием они никого не подводят, подписать допсоглашение к ТД о гибком графике (начало смены с 9 до 10, окончание через 9 часов после начала).
Если же из-за опозданий стопорится работа других сотрудников или отделов, то несколько раз предупредить, каждый следующий раз чуть менее доброжелательно, чем предыдущий, затем начать писать докладные, брать объяснительные, выносить замечания и выговоры.
2. Тут тоже варианты. Если во время перекура решаются какие-то рабочие вопросы, то наверное придется прикрыть на это глаза. Если нет - продлить смену курящим на время курения или уменьшить смену некурящим на время курения.
3. Установить регламент по времени реагирования на письмо. Дополнить должностную инструкцию пунктом "не реже одного раза в 30 (10, 60) минут просматривать рабочую почту, реагировать на входящие сообщения в течение 15 (5, 30) минут с момента их прочтения.
4. Если человек в день "отлеживания" худо-бедно поддерживал на плаву свою зону ответственности, считать этот день рабочим. Если за "отлеживающегося" работала вся остальная контора, если не отвечал на звонки в рабочее время - считать этот день выходным, отпуском без сохранения зарплаты, днем в счет ежегодного отпуска, прогулом - чем угодно, но не рабочим.

И отдельно про курение.
Выйти покурить на улицу - в нашей организации это целый небольшой процесс. Ты прерываешь работу, идешь делать кофе. Потом в раздевалку одеться, а зимой ещё и переобуться. Далее сам процесс - выйти из здания, дойти до места курения, покурить, поболтать, попутно сделать пару звонков. Вернуться, переодеться и возобновить работу. Вот вообще не 10 минут это. И курящие постоянно дергают друг друга - Мань, пойдем покурим. - Да я только вернулась. - Ничего, ещё раз сходи, а то мне скучно. И Маня встает и чешет курить второй-третий раз за час.
Можно я как некурящая буду доставать книжку/вышивку/планшет с фильмом в тот момент, когда они идут за кофе и до того момента, пока они не сядут обратно к столу, буду заниматься своими делами? Или это всех шокирует?

А у нас четверо дружною толпою ходят каждый час курить.8 раз за день по 15 минут.2 часа рабочего времени каждый не работает...
И ничего не сделаешь.Один из 4 х -начальник.
Бесит ужасно..
Причем делают это так дружно и демонстративно..
То есть ровно раз в час один встает и восклицает-курить! И целая толпа начинает шумно одеваться, шутить, ...и так 8 раз в день..
Бесит.Честно.

Я опаздываю и могу долго не отвечать на письма. Работаю на удаленке, встала вчера в 10 в 4 ушла в бассейн. У меня самые высокие показатели, мною очень довольны клиенты, на меня начальство скидывает все головняки с которыми кто-то не справился. И я на связи почти 24 на 7 с крупными клиентами. И както нет наглецов которые в субботу вечером беспокоят по пустякам, обычно это какой-то аврал который нужно разруливать АСАП
Если меня будут щемить я сначала начну сачковать с клиентами, а потом искать новую работу

Если у вас работа хорошо работается не трогайте никого, вам же это будет выгодно. Я сейчас оч держусь за свое место, хотя и до этого было похожее, ну ЗП поменьше

У меня в подчинении 19 человек, из которых 12 работают на удаленке. С дисциплиной у меня очень строго. Рабочий день с 9 до 18 для всех! Не выходит на связь в течение этого времени, прогул, лишении премии. Не выполнил норму за месяц - лишении премии.
Очень строго слежу на исполнением обязанностей. Курящих в офисе нет. Есть 2 перерыва по 15 минут утром и после обеда. Ради бога - хоть на ушах стойте за пределами офиса. Запрещаю в рабочее время делать что-то, кроме работы. Но у меня и характер такой, что подчиняются беспрекословно все. Кто пыжится противоречить, идет искать работу.

А у нас в компании принято отвечать на почту или звонок в течении часа. Никто не придирается- главное работа, чтобы была сделана. И самое главное многие на удаленке, но все перезванивают, когда смогут- так как у нас донесено руководством- больше проектов/ довольных заказчиков- годовые премии очень большие. Поэтому все работают хоть обкурись, но работа должна быть сделана и на высоком уровне. И премии зависят от общей работы всей компании, а не конкретного проекта.

Делюсь лайфхаками
1. Иметь чёткие требования и условия , прописанные в договоре, в инструкциях к должности, там же размер штрафов . Но контроль за исполнением и наказанием переложить на третье лицо ( чаще всего отдел кадров , он дают указания в бухгалтерию ), те сам руководитель в той же лодке .
2. Определить KPI . Зарплата должна состоять из оклада и мотивирующей части. Неэффективные живут без премии, значит сами придут к выводу, что работать надо больше .
3. Завязывать работу сотрудников друг на друга в команде , а спрашивать с главного в этой мини-команде, те уменьшить стресс от прямой конфронтации со всеми .
4. Главная цель любого начальника- сохранить место и не получить по шапке сверху . Нужно лавировать...:)

По опозданиям - режим работы устанавливает руководитель.
Одним удобно, чтобы в 9 все были по местам. Значит собираем всех и говорим: будьте любезны, приходите вовремя. Иначе санкции. Да, то, что Вы задерживаетесь - мне все равно. Это Ваш выбор. Плавающего графика у нас нет.
Мне, например, удобнее, чтобы сотрудники задерживались вечером. Я сама рано не прихожу. Есть те, кто после 17 уже вообще не соображает - им нужны те, кому удобнее работать с 8 часов.

По поводу сроков ответов на письма - драть нещадно. Вплоть до увольнения. Один раз поговорить. Второй раз ставить вопрос об увольнении. Потому как таким образом падает авторитет Вашего подразделения и Вас как руководителя. Я бы попросила руководителей других подразделений дать обратную связь и где есть проблемы - чтобы Вас всегда ставили в копию первое время.

По больничному - ничего Вы не сделаете. Если сотрудник действительно болеет - он правда может спать и халявить. Тут вопрос приоритета - или Вам удобно, чтобы сидел долго но с больничным (потеряет сильно в деньгах как правило). Или вот такие ситуации.

Из всего перечисленного напряг бы только пункт 3 - та, что не отвечает клиентам, т.к. это может оказаться критичным для результата. Пункты 1 и 2 вообще ни о чем, если дело не страдает. Человек не машина, не вижу никаких разумных аргументов почему он не может в течение дня выпить кофе, покурить или несколько минут походить,если от сидения болит спина. По поводу опоздания - опять таки, если эти люди не занимаются обслуживанием и не должны, условно говоря, в 9.00 "стоять за прилавком", то нет ничего критичного, если иногда они придут позже, тем более, что они задерживаются и работа не страдает. Ну а по поводу заболевшей сотрудницы, вы не допускаете, что человеку реально было плохо всю ночь, утром выпила обезболивающее, снотворное и т.п. и вырубилась. Так бывает, и вряд ли это повторяется регулярно