как построить работу отдела???
Я- начинающий начальник отдела (всего месяц),взяли на "тонущий корабль". В отделе кроме меня еще одна девушка. По своему функционалу она не успевает решать задачи, копятся дела, не оформленные документы, не смотря на то ,что она и по вечерам задерживается каждый день на 3 часа и вроде в течение дня не бездельничает ,а сидит и работает...
"Строить" её бесполезно, я знаю её обязанности ,т.к. вчера еще была на её месте и понимаю ,что там на самом деле очень много работы, бумажной, и просто сложных вопросов, да еще специфика предприятия такая, что нет порядка, системы, регламента, задачи валятся и валятся, недавно сменилось высшее руководство, беспредел и бардак полный.
Да и строить пока я не умею, не тиран я.
и вот передо мной дилема -
1)взять часть её обязанностей на себя и делать их по вечерам дома в итоге у нас не будет завалов, но боюсь ,что ей эт опонравится и она примет это как должное, а я этого не хочу, у меня есть своя работа, свой функционал либо
2) ждать пока она разгребет все ,но это может никогда ни произойти ,в результате за нашим отделом будут копиться нерешенные вопросы ,косяки и могут возникнут проблемы 3) учиться быть стервой, плевать на её сложности и каким то хитрым, но гуманным способом заставить её решать свои задачи вовремя...
Очень много бумажной работы, недавняя смена высшего руководства, отсюда полная неразбериха...она каждый день задерживается на 3 часа.
Предлагаю четвертый вариант. Вы, как начальник отдела, ее участок работы знаете хорошо. Почему бы Вам не уделить ей немного времени и рассказать ей, так сказать, ключевые моменты. Скажите, что хотели бы помочь ей, т.к понимаете сложность того, чем она занимается.
Посоветуйте, на что обратить внимание в первую очередь, как построить свой день, какие бумаги очень критичны (важное и срочное). Помогите подчиненной, не надо делать работу за нее. Скажите, что нужно сдавать кровь из носу, что простительно, ибо у вас организационный бардак сейчас в переходное время. Вообщем, почеловечнее, видите же, что человек зашивается.
Спасибо за вариант.
Видя ,что она делает явно не нашу работу ,а работу секретаря (выписывает командировочные удостоверения и ставит в них печати "прибыл-выбыл", например)я предложила их передать на исполнение секретаря, но секретарь в этой фирме -её мама, соответственно она продолжает этим заниматься.
а в остальном -у нас все важно...то что не срочно так и будет лежать, т.к. копится новая работа.
Отдел кадров у нас.
Понятно, но все равно нужно по-человечески. А почему Вы ПРЕДЛОЖИЛИ передать не ее обязанности секретарю? Надо не предлагать ей, а решать такие вопросы самой. Маша, отсылай с командировочными к маме, пока не разгрузимся. Почему мама-то не занимается своими обязанностями?
у них любимая фраза "тут так всегда было"..."секретарь и так сильно загружена"...
Бардак и есть результат того, что старые схемы не работают. Заручитесь поддержкой у кого надо и вводите изменения. Вы продумали конкретно, что нужно изменить? То,что Ваша подчиненная зашивается это следствие. Устранять нужно причину, Вы же это понимаете. Тем более, Вы не сторонний наблюдатель, а знаете, как будет лучше.
пока вижу только одно -вручить командировочные секретарю, это сэкономит минут 20 времени, но спасет ли это ситуацию...
у нас обособленные подразделения в области и соседних городах, там за неуплату отключены телефоны ,интернет...приезжают кнам с участков раз в месяц...привозят кипу заявлений...
еще переходим с 1С 7 на 8 версию, год вели учет в обеих программах..за январь первый раз будем считать з/п в 8 версии...
документы наши кадровые подписывать некому...управляющий в другом филиале (вообще в Казахстане), за 1,5 мес, что я тут работаю он приезжал один раз в середине января на 4 дня, доверенности не оставил на право подписи своим замам...
приняли людей в декабре ,оформили документы, выясняется ,что в дирекции (в другом городе) поменяли форму трудового договора, нам не сообщили, управляющий сказал переделать по новой форме и уехал...в итоге в декабре принятые люди до сих не получили ТД на руки...
дальше продложать?
с чего тут начать вносить изменения?
У, как все запущено...Так вы и бухгалтерию в кадрах ведете (говорите, считаете зарплату)?
По каким направлениям у Вас могут назначить штрафные санкции? Сколько работников не получили ТД?
мы табель учета рабочего времени делаем, собираем документы для начисления с отделов -протоколы на начиление примий,приказы на начисление премий.
Разумеется с наших удаленных участков получить что-либо очень сложно...про во время -я уже молчу...
ТД не получило человек 7...в принципе с нам никаких санкций не возьмут, разумеется я тревогу бью по поводу неподписанных документов ,просто общая картина об отделде складывается негативная-что отдел кадров не оформляет на работу.
Понятно, разгребете, конечно. Вам, как шефу, тоже придется первое время оставаться вечером. Ваша подчиненная тоже вот остается. Это аврал, ничего не поделать, все наладится со временем. Ну коробку конфет ей купите потом.
А 20 минут для вашего отдела сейчас - это критично. Действительно нужно строго - по поводу командировочных только к секретарю. Все. Потому что Вы распоряжаетесь рабочим временем Ваших сотрудников. Проследите первое время что она исполняет Ваше распоряжение. Если ее маме нужна помощь - только после того, как доделает свою работу.
в том то и дело, что я остаюсь, и домой беру на выходные её работу -те же договора мат ответсвтенности, трудовые, доп соглашения к ТД..я могу это делать, но не хочу ,т.к. это не мой функционал ,помочь могу, но чувствую ,что это становится системой...
спасибо за комментарии, очень полезно и мне очень нужна сейчас поддержка более опытных.
Нет-нет, Вы меня не поняли. Она остается и делает СВОЮ работу! Вы делаете свою, у Вас ведь тоже куча дел, не так ли?
конечно,но меня сейчас волнует моя обязанность "Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников", которую я не могу наладить...
честно говоря становиться начальником не планировала ближайший год-два, чувствую себя не увернно...но вот так подвернулся случай...
Ну что Вы как маленькая?
Вносить изменения с того, что можно сделать. Привезли кипу заявлений - разгребайте 3-4 часа в день (выделите для этого ту половину дня, которая удобней). С версиями программ ничего не поняла - ну будете считать в новой, отлично. Сначала, наверное, медленней получится чем обычно и много вопросов будет, но разберетесь по-тихонечку. Документы подписывать некому - Вы можете с этим что-то сделать? Нет? Значит подготовили документы и положили в папочку "На подпись" и ждем приезда руководителя.
Или я что-то не так понимаю?
P.S. Секретарскую работу (как и любую другую чужую) запретить выполнять категорически. Если у секретаря много работы - это не Ваши проблемы. Ваши - наладить работу Вашего отдела.
Проблема как раз у вас с вашим руководством объяснить, что людей явно не достаточно, а раз людей не достаточно, то все идет по 2 варианту и будет вот так вот.
1 и 3 вариант ни к чему хорошему не приведут.
Займитесь оптимизацией. Определите, что приоритетней (можно по согласованию с вашим руководством, если они вам спускают задачи). Распланируйте время. Контролируйте время. Боритесь с проволочками. Учитывайте риски.
Сделать все и сразу и при этом хорошо - не получится. Умейте говорить НЕТ, если задача не первоочередная
значит оптимизируйте процессы. в приказном порядке перекладывайте на секретаря его работу (ну или пусть дочка делает за маму ее работу в личное время, а не в рабочее)