Регистрация входящей корреспонденции

копировать

Добрый день, девчонки! С празником всех!
Такой вопрос: моя подруга работает секретарем в крупной организации. Сегодня пришла в гости, никакая. На работе заездили совсем. Вот хочу помочь с вашей помощью. В ее обязанности входит регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Она принимает письма, присваивает каждому входящий номер, пишет от кого они и кому переданы на исполнение, потом отдает под роспись получателю. Приходят также очень толстые конверты экспресс почтой, и так как они направляются конкретному сотруднику, а информация в них зачастую бывает конфиденциальной, а документы очень важными, она передает их в запечатанном виде, но также регистрирует их, переписывая номер накладной, а в содержании пишет кратко: документы - то есть то, что написано в накладной. Недавно бухгалтерия потребовала, чтобы она распечатывала конверт, переписывала вручную все ГТД (огрмную стопку), сверяла все со вложенным реестром и только после этого вручала получателю. Известно, что все это проделывается бухгалтером в специальном бухгалтерском журнале. И непонятно, к чему этот мартышкин труд. Либо просто хотят скинуть на нее свои обязанности и соответственно ответственность, т.к. любезно предупредили, что если хоть одна ГТД пропадет, она будет платить штраф 40 000 рублей за каждую. Отсюда вопрос: Имеет ли бухгалтерия право сваливать регистрацию материально ценных документов на секретаря, который и так полностью по уши загружен и в должностной инструкции у нее ничего не сказано о мат. ответственности. И еще один вопрос: у кого должны храниться все уставные документы? Гл. бух. решила, что тоже у секретаря, т.к. ее видите ли все дёргают, постоянно приходят продажники просят какие-то свидетельства, в которых она сама не очень то разбирается, т.к. только недавно ее взяли на работу.

копировать

Ой, ну вы и понаписали))))))
Бухгалтерия, нет, не имеет - читать договор. Там это должно быть прописано.
За ГТД несет ответственность таможня. Копия уставных документов должна храниться у акционера/ учредителя, т.е. как минимум у его секретаря и юристов ( у нас проще, у каждого продажника/айтишника и бог знает еще у кого своя копия, делали естественно секретари, дабы облегчить себе работу, и по 50шт каждому, т.к.они енто передают свои покупателям/ заказчикам и т.д.).
Другой вопрос, что теперь делать, уходить по собственному или бодаться через суд, и в суд надо естевственно предоставить все документы. Как минимум, у секретаря должен быть начальник- он явно не бухгалтер, к нему надо идти со всеми документами и объяснять, что потеряла их не она, и что бы тот самый начальник за нее впрягся, если он за нее не впрягаться, то валить оттуда по-любому, и естевственно не чего не выплачивать. Пусть ждет приказа, о возмещение вреда и идет с ним в суд.

копировать

Ну, извините, написала, да, сумбурно, непонятно, так вышло. Да чего в суд то идти, она ведь еще ничего не теряла. Это они ее так предупредили, что если потеряешь, то будешь платить. Тут вопрос то только в глупом переписывании каждой ГТД в журнал входящей корреспонденции. И только от руки, говорят, так надежнее. А это время.

копировать

Ну, так значит поняла. Глупо не глупо, это часть ее работы, т.к. за каждую корреспонденцию она ставит свою роспись, и если на почте скажу вручил ИВАНОВОЙ, а у нее ее нет, ДА, виновата будет именно она, если не предоставить точно такую же писульку с роспись ПЕТРОВОЙ. А не в ворде вбитой, отдано.
п.с. вы не поверите, но все это время, на писульки нам таки оплачивают в ЗП, у меня 90% времени уходит на бесполезные объяснения, как к нам пройти/ нет это не сбербанк и т.д., но это моя работа, и да в запаре я все равно на это трачу свое время, я в конце дня ( а может и недели- все зависит от загруженности) все эти писульки ( а это более 200) в нашу в общую базу, и в конце месяца отправляю начальству, и поэтому глупому переписыванию будут начислять мне премию)))

копировать

Так в том то и дело, она расписывается за получение конверта у курьера, регистрирует его в журнале (№ вх, № накладной, от кого, краткое сод-е, которое обычно пишется в накладной экспресс почты, и кому передано на исполнение и под роспись в запечатанном виде передает получателю). А тут требуют, чтобы вскрывала конверт и переписывала огромную стопку ГТД - это же идиотизм, причем бухгалтер потом делает то же самое или не хочет делать теперь вот. При этом, секретарь официально оформлена совсем в другом ООО, эти которые требуют, только планируют объединяться, но пока там две разные организации. Поэтому премию уж точно ей за это никто никогда не начислит.

копировать

я не очень понимаю, что вы хотите от меня???? Чтобы я решила, что ей делать???? Или сбегала поставила на место того самого бухгалтера??? Причем тут разные ООО??? У меня их 80шт, в реале 5 разных направлений, и соответственно организаций. Центральный секретарь Я. Хотя у каждой организации есть свои секретари, но вся почта стекается ко мне.
Ваша мадам, только пришла на работу, и ей придется делать то, что ей говорят, если она свои должностные обязанности не может обсудить с начальством, а обсуждает с вами, а вы с евой- толку от этого нульс совершенно!!!! От всего этого трепа на еве, будет толк в 2 вариантах- делать то, что говорят,либо уволится. Более треп на еве не к чему не приведет, ровно как и с другими подружками, и уборщицей 3го ООО.
п.с. надеюсь мысль я до вас таки донесла.
п.с. 2 эти которые требуют, только планируют объединяться, но пока там две разные организации. Поэтому премию уж точно ей за это никто никогда не начислит. - если "эти" правы, и согласуют ( а может и уже согласованно) все с ЕЕ начальством, то она не то, что премии, она и работы может не увидеть.

копировать

Женщина, вы вообще читать то умеете? Как вы работаете секретарем, если даже информацию воспринимать не умеете? Это не секретарь только что пришла на работу, а главный бухгалтер, который вообще ничего не соображает, а только и знает, что перекладывает свою работу на других. А вам, по-моему, вообще седуксен надо принимать, уж больно вы нервная.

копировать

автору-я в шоке Вам человек ответил,а Вы его нервной обозвали!! и Потом честно из вашей темы я поняла что новенькая секретарь, а не глав бух.

копировать

Значит Вы тупая. У автора все четко и понятно написано.
И человек, пардоньте, не ответил, а выеб.улся.

копировать

опишу как у нас может поможет.
у нас канцелярия. там хранятся все уставные документы, лицензии и прочее. если кому что надо приходим и нам делают копии.
есть письма которые приходят по секретной почте. в канцелярии регистрируются но НЕ ВСКРЫВАЮТСЯ!!! передаются в секретный отдел или на руку получателю. (если указан).
вскрываются ли письма по мат ответственности я не знаю. но получаю я их у бухгалтера а не в канцелярии, где получаю обычные письма

копировать

добавлю, как у нас с екретными документами либо в спецотдел, лио вскрывает сам начальник управления и проверяет, записывает

копировать

ИМХО дело секретаря - зарегистрировать письмо - от кого, кому, дать ему внутренний номер (проставить прямо на конверте) т передать тому, кому оно предназначалось. Разбираться, что там внутри - не ее дело. Ее дело получить и вручить и в журнале отметить, что она получила и вручила. И никакой мат. ответственности! У нее и договора о мат. ответственности нет! А что касается хранения у нее уставных доков, то в первый раз слышу, что они хранятся у секретаря. Обычно и директора или гл. буха. Она может взять себе копии некоторых документов и давать их с письменного разрешения руководителя или бухгалтера (а мало ли кому они и для чего понадобятся, она будет крайней!). Пусть поставит эти вопросы перед руководством обязательно.

копировать

Спасибо! Хоть один вразумительный ответ!