►►►ВНИМАНИЕ: ВЕДЕНИЕ ТЕМ И ОТЧЁТЫ - АП
Ведение тем и отчёты в АП
1.При создании темы с просьбой о помощи автор темы автоматически становится волонтером. Волонтер обязан предоставить на модераторскую почту help.eva.doc@gmail.com скан своего паспорта и скан письменного разрешения родителей данного ребенка о разрешении сбора средств и предоставлении информации о здоровье ребенка общественности, документы согласно правилам раздела http://eva.ru/articles/help_mod.htm (т.е. не имея разрешения от родителей и не общаясь с ними лично, заводить темы по сборам запрещено).
Перечень остальных основных документов находится в конце данного поста.
При составлении письма необходимо в теме письма указывать фамилию подопечного, а переписку вести с одного и того же адреса, отвечая на предыдущее письмо.
2. Минимум один раз в 2-3 дня необходимо сообщать в теме о поступивших подопечным переводах. Как должны выглядеть сообщения: в столбик
дата – сумма – источник/имя жертвователя. В конце – общая собранная сумма и сколько ещё осталось собрать. Таким образом каждый жертвователь сможет увидеть свою сумму в поступлениях, а новые жертвователи получат представление о том, сколько ещё не хватает.
3. По мере развития ситуации необходимо сообщать о расходах. Волонтер обязуется доносить информацию не только с данного ресурса, но и со сторонних ресурсов, фондов, благотворительных организаций, принимающих участие в сборах средств на подопечного, интересы которого представляются в данном разделе ПВ.
Как только деньги будут собраны, необходимо уведомить об этом модераторов, отправив письмо на модераторскую почту, а так же отписаться об этом в теме.
4. Приход и расход денег должен быть подтверждён документально по первому же требованию жертвователей.
5.Волонтёр несет ответственность за подлинность представленной информации о здоровье ребенка и о сборах. Обязан быть в плотном контакте с семьёй, контролировать ситуацию, согласовывать всю публикуемую информацию с родными, а так же заранее оговаривать с ними варианты действий в том случае, если собранные средства не понадобятся или будут излишки. Проще говоря, родным необходимо объяснить, что в случае форс-мажора ( изменения суммы счёта в меньшую сторону, изменения тактики лечения и т.д) расход средств необходимо будет согласовать с жертвователями. Отвечают за это волонтёры, т.к. именно они представляют интересы семьи. Деньги, переводимые на счета родственников, не должны рассматриваться ими как собственность, которой они могут распоряжаться на своё усмотрение. Пример: если изначально был заявлен сбор на операцию, то сумма должна быть потрачена на операцию. Если же вдруг семья решает изменить методы лечения своего ребенка, то это необходимо согласовать с жертвователями. Как минимум, узнать, есть ли возражающие из числа благотворителей.
Если у посетителей форума возникают "неудобные" вопросы, во избежание развития дискуссии, отвлекающей от сбора, желательно, чтобы волонтёры отвечали на эти вопросы (заданные путём ЛС или каким-либо другим образом) в форме отдельного информационного сообщения в рамках темы. В том случае, если ответы есть. Все лишние реплики, нарушающие правила, будут удаляться из темы. Но волонтёрам следует помнить, что отсутствие ответов и дополнительной информации ведёт к нежелательным последствиям.
Разумеется, каждая ситуация по-своему уникальна, поэтому следует воспринимать эту памятку лишь как идеальную схему. Если будут проблемы, в каждой истории будем разбираться отдельно.
Будем рады, если у Вас будут предложения и дополнения к данной памятке.
UPD. Перечень основных документов, необходимых для открытия тем:
- счёт от клиники с ПОДПИСЬЮ и ПЕЧАТЬЮ ,
- скан паспорта волонтёра(1я страничка и страничка с пропиской),
- доверенность на волонтера от родителя на ведение темы на форуме,
- скан паспорта родителя (1я страничка и страничка с пропиской),
- скан свидетельства о рождении ребенка,
- выписку с рекомендацией лечения,
- два совместных фото родителя с ребенком в разных интерьерах,
- справку о доходах семьи,
- расписку родителей о том, что они согласны на размещение информации на форуме и готовы передать излишек собранных средств другому
нуждающемуся с подобным или другим диагнозом.
УБЕДИТЕЛЬНАЯ ПРОСЬБА НЕ ПРИСЫЛАТЬ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВАХ!!!
При невозможности предоставить счёт от клиники (Сингапур, Китай), но наличии адресного письма с примерными ценами от клиники пациенту, сбор допустим только в разделе «Разное» с обязательным пояснением жертвователям того факта, что документа, подтверждающего сумму сбора, нет.
http://eva.ru/articles/help_mod.htm
п.17.
Автор топа обязан любую публикуемую информацию согласовывать с подопечным или его родственниками/опекунами. Новости, отчёты и любую информацию личного характера имеет право публиковать только волонтёр, отвечающий за тему. В случае, когда тему ведут несколько волонтёров, на каждого волонтёра должен быть представлен пакет документов в соответствии с правилами (скан паспорта и разрешение от родителей на публикацию информации). Евапаспорт каждого ответственного за тему волонтёра должен быть заполнен: фото, ФИО, место жительства, фото подопечного.
При составлении письма необходимо в теме письма указывать фамилию подопечного, а переписку вести с одного и того же адреса, отвечая на предыдущее письмо.
Пожалуйста, учитывайте загруженность модераторов!
У нас, к сожалению, огромная переписка, большое количество писем находится в "режиме ожидания", поэтому не всегда есть возможность опознать досылаемые документы, т.к. многие шлют документы с разных адресов и без каких-либо пояснений (приписки "вот, досылаю" ясности не вносят).
Не надо присылать выписки и анализы за последние несколько лет, вполне достаточно одной свежей выписки. Обилие дополнительных выписок, сканов страниц медкарт и архивы по 50 Мб не отменяет необходимости прислать остальные документы, необходимые для открытия темы.
По правилам ПВ по всем сборам должны быть предоставлены отчёты (см. памятку, п.4). Поскольку на форуме и в модераторской почте регулярно появляется негативная информация о родителях, волонтёрах, расходовании средств и т.д., было решено следующее: все темы, нарушающие данное условие правил (т.е. по которым на модераторскую почту до 31 марта 2011 г. не будут присланы сканы фин.документов или не будут предоставляться в дальнейшем), будут перенесены в раздел "Моральная поддержка". Темы не будут удаляться, блокироваться и переноситься в раздел "Сбор приостановлен", поскольку остальные правила ведения тем соблюдены.
Т.е. дальнейшее участие в данных сборах - на усмотрение жертвователей.
Внесены изменения в следующие пункты правил ПВ:
п.п. 1, 2, 9, 12, 13, 14, 19.
В связи с тем, что ситуация с отчётностью не улучшилась, помимо мелких изменений в тексте правил был добавлен новый пункт.
" п.19 Автор обязан сообщать в топе о приходе и расходе средств. Более подробную отчётность (сканы, скрины, чеки и т.д.) жертвователи могут запрашивать самостоятельно. В случае возникновения проблем с отчётностью, обнаружения негативной информации о сборе и т.д., тема блокируется до получения разъяснений от автора, а жертвователи могут обратиться в общественную приёмную МВД http://ps.112.ru/portal/dt?PortalMainContainer.setSelected=DefAppeal&last=false&appealType=defence с заявлением о мошенничестве. Модераторы и администрация портала Ева.ру не несут ответственность за финансовые сборы, осуществляемые третьими лицами и надеются на порядочность волонтёров и нуждающихся."
Это означает, что с данного момента можно не присылать сканы и скрины с отчётами на модераторскую почту.
Это не означает, что можно игнорировать просьбы жертвователей об отчёте сканами, скринами и т.д.
Если Вы хотите сделать свой сбор "прозрачным", вы можете выкладывать копии сберкнижек, кошельков, банковских выписок, актов, квитанций и т.д. в теме или паспорте.
Если вы не хотите сделать сбор "прозрачным", вы можете не выкладывать ничего.
Жертвователи, доверяющие автору темы, могут помогать без оглядки на отчётность.
Жертвователи, желающие удостовериться в целевом расходовании средств, имеют полное моральное и юридическое право запросить документальное подтверждение.
Жертвователи, считающие, что их обманули, могут обратиться за помощью в правоохранительные органы.
Просим особо обратить внимание, что "жертвователь" в данном случае - этот тот, кто участвовал в теме материально (деньги, вещи, продукты и т.д.).
Для возобновления сбора необходимо связаться с модераторами и объяснить причину отсутствия сообщений. Просто написать в теме-не достаточно.
Адрес модераторской почты - help.eva.doc (cat) gmail.com .
Через полгода после переноса темы в Сбор приостановлен тема открепляется.