Все когда-то бывает в первый раз :-)
0 - Спишитесь /созвонитесь с принимающей стороной. Попросите прислать Вам приглашение и заодно спросите, могут ли они Вам забронировать отель и заказать такси в аэропорт. Если они не могут забронировать отель, попросите у них список отелей с телефонами недалеко от места проведения мероприятия в устраивающем Вас ценовом диапазоне и попробуйте забронировать его сами.
В конце концов, если очень страшно, попросите какого-нибудь секретаря у Вас на работе все Вам организовать :-)) Вы ведь не единственная из компании, кто в загранкомандировки ездит? :-))
1 - Для получения визы Вам потребуется ОБЯЗАТЕЛЬНО оригинал приглашения, факсовая копия подтверждения бронирования отеля, авиабилеты и справка с работы о зарплате. Билеты сейчас как правило в электронном виде. С каждого документа сделайте КОПИИ, иначе придется отдать в посольство единственный экземпляр. Могут потребовать что-то еще, но требования варьируются в зависимости от страны
Попросите принимающую сторону выслать Вам приглашение DHLом или чем-то аналогичным, а не обычной почтой!
В посольство нужно записываться ЗАРАНЕЕ. Дата визита должна быть как минимум НА НЕДЕЛЮ раньше предполагаемого отъезда - иначе можете не успеть с визой!
Если не хотите мучиться с визой самостоятельно и сделать ее быстро, существует куча фирм, которые их делают за умеренные деньги (около 2-3 тыс руб)
Я знаю как минимум две, с которым работает наша компания :-) Хотите названия - пишите в личку.
2 - Думаю, масса добрых людей Вам поможет и пришлет образцы заполненных анкет на Шенген :-) Вы в какую стану едете? :-) У меня есть кучка анкет для разных стран :-)
3 - Купите обязательно карту и путеводитель по городу. В отеле всегда можно обратиться на ресепшн с просьбой объяснить, как проехать в то или иное место. Если потерялись в городе - смело заходите в ЛЮБОЙ отель и спрашиваете у них дорогу. В Европейских странах персонал на ресепшн 100% говорит по-английски.
4 - Заранее составьте презентацию к докладу. Учтите, что для презентации на 10-20 минут не имеет смысл делать более 10 слайдов. Не пишите на слайдах много текста и не делайте текст слишком мелким. Оформите текст в блоках, в виде схем, используйте графики (если они к месту). Презентация должна сопровождать Вашу речь, а не точно копировать ее. В заключение повторите основные тезисы и выводы.
5 - Репетируйте обязательно, расскажите вслух свой доклад дома на английском (например, перед мужем) - пусть он прокомментирует, что понял, что нет, задаст вопросы. Это Вас немного подготовит к выступлению. Если предмет специфический, попробуйте потренироваться на коллегах :-)
Если скажете, в какую страну и город едете - возможно, Вам дадут много практических советов :-))
Удачи!