Регистрация входящей корреспонденции
Добрый день, девчонки! С празником всех!
Такой вопрос: моя подруга работает секретарем в крупной организации. Сегодня пришла в гости, никакая. На работе заездили совсем. Вот хочу помочь с вашей помощью. В ее обязанности входит регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Она принимает письма, присваивает каждому входящий номер, пишет от кого они и кому переданы на исполнение, потом отдает под роспись получателю. Приходят также очень толстые конверты экспресс почтой, и так как они направляются конкретному сотруднику, а информация в них зачастую бывает конфиденциальной, а документы очень важными, она передает их в запечатанном виде, но также регистрирует их, переписывая номер накладной, а в содержании пишет кратко: документы - то есть то, что написано в накладной. Недавно бухгалтерия потребовала, чтобы она распечатывала конверт, переписывала вручную все ГТД (огрмную стопку), сверяла все со вложенным реестром и только после этого вручала получателю. Известно, что все это проделывается бухгалтером в специальном бухгалтерском журнале. И непонятно, к чему этот мартышкин труд. Либо просто хотят скинуть на нее свои обязанности и соответственно ответственность, т.к. любезно предупредили, что если хоть одна ГТД пропадет, она будет платить штраф 40 000 рублей за каждую. Отсюда вопрос: Имеет ли бухгалтерия право сваливать регистрацию материально ценных документов на секретаря, который и так полностью по уши загружен и в должностной инструкции у нее ничего не сказано о мат. ответственности. И еще один вопрос: у кого должны храниться все уставные документы? Гл. бух. решила, что тоже у секретаря, т.к. ее видите ли все дёргают, постоянно приходят продажники просят какие-то свидетельства, в которых она сама не очень то разбирается, т.к. только недавно ее взяли на работу.
Бухгалтерия, нет, не имеет - читать договор. Там это должно быть прописано.
За ГТД несет ответственность таможня. Копия уставных документов должна храниться у акционера/ учредителя, т.е. как минимум у его секретаря и юристов ( у нас проще, у каждого продажника/айтишника и бог знает еще у кого своя копия, делали естественно секретари, дабы облегчить себе работу, и по 50шт каждому, т.к.они енто передают свои покупателям/ заказчикам и т.д.).
Другой вопрос, что теперь делать, уходить по собственному или бодаться через суд, и в суд надо естевственно предоставить все документы. Как минимум, у секретаря должен быть начальник- он явно не бухгалтер, к нему надо идти со всеми документами и объяснять, что потеряла их не она, и что бы тот самый начальник за нее впрягся, если он за нее не впрягаться, то валить оттуда по-любому, и естевственно не чего не выплачивать. Пусть ждет приказа, о возмещение вреда и идет с ним в суд.
п.с. вы не поверите, но все это время, на писульки нам таки оплачивают в ЗП, у меня 90% времени уходит на бесполезные объяснения, как к нам пройти/ нет это не сбербанк и т.д., но это моя работа, и да в запаре я все равно на это трачу свое время, я в конце дня ( а может и недели- все зависит от загруженности) все эти писульки ( а это более 200) в нашу в общую базу, и в конце месяца отправляю начальству, и поэтому глупому переписыванию будут начислять мне премию)))
Ваша мадам, только пришла на работу, и ей придется делать то, что ей говорят, если она свои должностные обязанности не может обсудить с начальством, а обсуждает с вами, а вы с евой- толку от этого нульс совершенно!!!! От всего этого трепа на еве, будет толк в 2 вариантах- делать то, что говорят,либо уволится. Более треп на еве не к чему не приведет, ровно как и с другими подружками, и уборщицей 3го ООО.
п.с. надеюсь мысль я до вас таки донесла.
п.с. 2 эти которые требуют, только планируют объединяться, но пока там две разные организации. Поэтому премию уж точно ей за это никто никогда не начислит. - если "эти" правы, и согласуют ( а может и уже согласованно) все с ЕЕ начальством, то она не то, что премии, она и работы может не увидеть.
И человек, пардоньте, не ответил, а выеб.улся.
у нас канцелярия. там хранятся все уставные документы, лицензии и прочее. если кому что надо приходим и нам делают копии.
есть письма которые приходят по секретной почте. в канцелярии регистрируются но НЕ ВСКРЫВАЮТСЯ!!! передаются в секретный отдел или на руку получателю. (если указан).
вскрываются ли письма по мат ответственности я не знаю. но получаю я их у бухгалтера а не в канцелярии, где получаю обычные письма
