Оформление командировок.

1С есть? Какие проблемы?

конечно, куда ж без него и даже есть документооборот

Положение о командировках, в нем установить сумму суточных за командировки внутри страны и за границу, обговорить все условия. В любой справочно-правовой системе есть образцы таких положений, найдите.

Есть старое положение и его нужно менять и руководство хочет, чтобы мы всю последовательность прописали.И чтобы сотрудники вообще ничего не делали, а чтобы все работало в автомате. Есть служебное задание и ..........пошло -поехало, службы покупают билеты, гостиницы,кадры-приказ,касса-суточные и потом уж отчет.

На семинаре вам не помогут составить Положение о служебных командировках. При согласовании Положения уаствует не только кадровая служба, а также юридическая, бухгалтерия, СВК и т.д., это совместная работа так как у каждой службы есть свои нюансы о которых вы можете не знать.
Прописывайте порядок: командируемый составляет служебную записку (или сразу служебное задание) о направлении в командировку(кто,куда,даты,в связи с чем), визирует ее у непосредственного руководителя, и руководителя подразделения, при направлении в командировку заграницу обязательна виза Руководителя организации. Подписанную СЗ командируемый направляет в Отдел кадров. Отдел кадров оформляет приказ о направлении в командировку. Кто у вас будет направлять информацию для оформления билетов, бронирования гостиницы? У нас это был Протокольный отдел, поэтому были еще прописаны функции ПО, при получении оформленного приказа от ОК ПО оформляет билеты, бронирует гостиницу согласно Приложения №0. В Приложении №0 у нас были утверждены нормы по оформлению билетов (согласно должности это или бизнес-класс или эконом, СВ или купе, для руководителя организации первый класс и т.д.), расходы на проживание делилось на территорию РФ (Москва, Питер и остальные города) и стран СНГ (должность-сумма за номер), командировочные расходы (должность-сумма), оплата такси согласно должности, если руководитель положено всегда, если .....должность сумма 1500 руб. при отправки из аэропорта, отправления с ЖД-вокзала с 00.00 до 06.00 и т.д. Если нет ПО или группы организации командировок, прописать кто направляет информацию для оформления билетов, бронирования гостиницы. Командировочное удостоверение отменили и уже легче.
Бухгалтерия должна знать свой функционал и также его тут вписывать.

Спасибо за развернутый ответ. Но вот от п. бухгалтерия меня и очень интересует. Директор настаивает чтобы командировочные выплачивались на основании служебного задания и причем автоматически, но это же не правильно. Нужно заявление на перечисление или выдачу денег от сотрудника и подпись директора.И только это есть основание, разве не так?

Да заявление на аванс должно быть обязательно. Подумайте, может быть директор доверит подписывать это заявление кому-то другому, если уже есть подписанный директором приказ на командировку. Тогда нужна доверенность от директора другому должностному лицу на подпись таких заявлений.

А нужно ли заявление ,если не было аванса,но был АО?

Нет, не нужно. Но это нарушение и не может быть постоянной практикой.

Директор напирает на то, что бедные сотрудники им много писать нужно и ходить в бухгалтерию,то эту заявку отнести,то АО принести.Я заставляю чтобы писали заявление даже если не было аванса.Чаще именно так бывает.

Если аванса не было, то он сдает вам отчет и вы обязаны компенсировать его расходы, заявление не требуется. Но многие бухгалтера подстраховываются и просят это заявление.

А является ли нарушением, то что они уезжают и не получают аванс?

Конечно!

Но как я выдам если нет заявления? или оно есть ,но не приходят?

Наведите порядок с подотчетниками, объясните им как все должно происходить. А как они уезжают без денег?

Гуляют на свои(суточные,такси),остальное фирма платит безналом. Им то лень, то не успеваю зайти. А я ж не могу выдать ,но со стороны налоговой не было вопросов по не выдаче аванса.

Эти вопросы от налоговой и не поступят. Могут быть от трудовой инспекции. Насчет штрафов не знаю, может и не накажут, поищите сами.)))

Кстати, командировочные можно и безналом платить заранее. Но заявление нужно и в нем как раз указывать каким способом получить работник хочет этот аванс.

Аналогично, не пишут заранее.

работаю в двух банках, по совместительству платит, по основному не платит по безналу, обосновывая что это зарплатная карта, а командировочные это отдельная статья, была бы корпоративная карта-платили бы.

В соответствии с п. 2.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П), клиент - физическое лицо, используя банковскую карту, осуществляет следующие операции:- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами РФ;- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами РФ;- иные операции в валюте РФ, не запрещенные законодательством РФ;- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.Перечисление сумм командировочных расходов работника на банковскую зарплатную карту законодательством РФ не запрещено. В связи с этим организация может закрепить такой порядок в локальном нормативном акте, например в положении о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Перевод денег осуществляется в рублях, а при направлении в заграничную командировку - в иностранной валюте (ст. 140 ГК РФ, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ).

если не забуду, посмотрю что у нас написано в вашей части.

Буду благодарна.Очень хочется максимально автоматизировать и не "терроризировать " подотчетников, то дай заявление, то дай отчет.

наверное полностью автоматизировать не получится. У нас через сэдо проходят служебные записки на командирование (служебное задание), далее тревел координатор (специалист по оформлению командировок) бронирует гостиницу, оформляет билет согласно положению о командировании и составляет смету расходов. подает в бухгалтерию за 3 дня до даты отъезда полностью сформированную согласованную и подписанную смету и бухгалтерия начисляет суточные на карту. Но финансовый отчет все равно делает работник сам (за руководство делает тот же тревел координатор).

Спасибо за тему!)))
А я новости нашла http://www.buhgalteria.ru/article/n160130#.Weh1N3m179U.vk

У нас форма служебного задания утверждена порядком организации командировок, в этом же порядке прописаны все нормы: кому сколько за гостиницу, что делать в случае перерасхода и т.д. В служебном задании есть графа суточные, его подписывает работник и его руководитель и передаёт в бухгалтерию, бухгалтер тоже подписывает и выдаёт суточные, копию направляет на выписку а/б, строки про билеты и гостиницы тут же. Неудобно только самой бухгалтерии , т.к. Им нужно потом обратно начальнику передавать для подписания, что задание выполнено, но все привыкли. Вкратце вот так.

А вопрос так и открыт у меня.Могу ли я выдавать аванс (командировка) по приказу?

Можете. Приказа достаточно.
"для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем"
Но я, например, во избежание, требую и заявление и приказ.