нужен совет по денежным делам

Обчно на такие дела подписываются бухгалтера, у них нет проблем с организацией учета :)
Если у вас все в наличном виде, то это сложнее, но тоже ничего страшного. У вас должен быть список учеников, в него и записывайте, кто на что сколько сдал. Чего там путаться? Расходы, соответственно, тоже- записывайте, сохраняйте все чеки. Сделайте табличку в екселе, если вам так будет удобнее.
Мне было проще- вес было организовано через перечисление, детям редко приходилось носить наличные деньги. Родители кидали на мой счет, указывая на что и от кого.

Вы что мульЁны что ли с родителей собираетесь изымать? Интересно недостающие учебники это какие? Почему школа не обеспечивает всем необходимым учебным материалом?

... например, потому, что учебник идёт в комплекте с рабочей тетрадью и иначе НЕ продаётся, а школа обязана обеспечивать ТОЛЬКО учебниками. В итоге школа НЕ может закупить весь необходимый учебный материал :-(

... например, потому, что решение-то об обеспечении учебниками принято, а деньги будут в ноябре в лучшем случае + время на выполнение заказа и доставку добавить = литература будет после Нового года. Она кому нужна-то будет? Можно, конечно, ждать у моря погоды и учиться по ксерокопиям... смысл премудрствовать?

Рабочие тетради покупаются на деньги родителей.
А они бывают недешевые, тот же иностранный язык, например, тянет на полторы тысячи в минимальном наборе.
Не знаю как в этом году, но мы последние два года (3, 4 класс) покупали: английский тетрадь+учебник (в учебнике пишут, как в тетради, поэтому дважды его использовать нельзя), информатику, технологию, изо, окружающий мир - рабочие тетради, пособия по русскому языку дополнительные - Шклярова и Полникова (можно не покупать, они сверх программы... но программа такая куцая!).
Школа это не выдает, а детям вроде как нужно

ЗавОдите 2 тетрадки, нумеруете страницы:

1. наверху страницы дата сбора денег. Ниже слева спивок детей. Справка графы, куда пишется сумма и ставится подпись родителя. В конце страницы карандашом подвОдите итог. На последней странице тетради ведёте учет сводный: стр. 1 (02.09.2013) сдано 100 руб., стр. 2 (10.09.2013) сдано 200 руб. и т.д.

2. На страницу вклеиваете ВСЕ чеки. Без этого никак совершенно. Внизу страницы подсчитываете сумму по чекам. В конце тетради ведёте сводный учёт: лист 1 потрачено 150 руб., лист 2 потрачено 90 руб.

В любой компьютерной программке (Эксель тоже пойдёт) или третьей тетради делаете сводную таблицу: слева приход (тетрадь №1), справа расход (тетрадь №2). Разница между колонками = те деньги, что остались на руках. ИМХО, для хранения общественных денег удобнее завести отдельную пластиковую карту одного из крупных банков: там и комиссия символическая, и расплачиваться удобно бывает.

Я не бухгалтер, завела тетрадь прихода - родитель сдавал деньгу, расписывался, сколько сдал.
Если сдавал через учителя - расписывался учитель.

Затем завела файл: в него записывала все доходы и расходы по датам, указывала основание (чек, договор, квитанцию), сумму.
То есть получался файл из 5 граф в Экселе: 1 графа - число, 2 - сумма дохода, 3 - сумма расхода, 4 - основание (для дохода - ведомость, для расхода - чек и прочая), 5 - комментарий (для чего - типа "Подарки на День учителя", "Угощение на утренник", "Методические материалы"). Внизу - сумма полученных средств, потраченных средств и их разница - остаток.
В конце года - отчет. Распечатывается эта таблица, тетрадь и чеки прилагаются отдельно. Чеки подклеивала на листы бумаги, можно и в тетрадку.

Я в экселе считала.
На первой странице список сдавших деньги и итоговая сумма, на второй - дата, объект оплаты, сумма - строго по чекам. Были исключения типа пригласить мастера починить доску, никто в школе не мог этого сделать, но в этом случае сначала обсуждали на собрании приглашать или нет и сколько заплатить.
Чеки сканировала все.
К каждому собранию распечатывала листы с деньгами и с чеками, раздавала каждому родителю.
Геморрой страшный, честно говоря :) Два года маялась, в этом году отказалась