Время, вперед!

Как часто бывает так, что начальник требует отчет через два часа, а вы еще не начинали его делать? Случается ли, что за целую рабочую неделю вы не выполнили и половины поставленных задач? И всегда опаздываете в офис? Чем ближе новогодние праздники, тем сложнее сосредоточиться на работе, но от годовых отчетов никуда не деться. Если вы постоянно чувствуете, что вам ни на что не хватает времени - скорее всего, у вас проблемы с планированием. Чтобы не пришлось в очередной раз краснеть перед руководством или отменять встречи с подругами - попробуйте заняться личным тайм-менеджментом.

Вот десять приемов, которые подскажут вам, как сделать это эффективнее:

1. Ставим цели
Первое, что нужно сделать - поставить долгосрочные цели на месяц, на квартал, на год. Исходите из ваших возможностей, не мечтайте "возглавить компанию к Новому году". Известная мудрость гласит - ставьте перед собой реальные цели. Кроме этого, цель должна быть максимально конкретна: не пишите просто "получить повышение", конкретизируйте - "стать главой отдела с таким-то окладом".

2. Ведем дневник
Только не Живой Журнал, и даже не красивую тетрадь с вашими переживаниями, а "Дневник времени". Чтобы было легче понять, куда вы тратите драгоценные минуты, и сделать план на будущее - возьмите лист бумаги и подробно напишите, что вы делали каждый день в течение недели. Опишите в подробностях, сколько времени уходит на завтрак, сборы по утрам, дорогу на работу и обратно. Не обманывайте себя, если вы сидели на форумах по три часа в день - так и запишите. Проанализировав содержание каждого дня, скорее всего, вы поймете, почему вам так и не хватило времени дописать отчет.

3. Планируем
Берем написанный ранее "Дневник времени" и на чистом листе пишем желаемый план дня. Сокращаем (сначала на бумаге) то, на что тратится неоправданно много времени, например, двадцать минут на утренний макияж - хотя бы до десяти. После этого, на основании нового списка попробуйте распланировать все дела на следующую неделю. Записывайте список обязательных дел в красивый ежедневник, а потом отмечайте выполненные задачи. Если вы склонны забывать какие-то мелкие повседневные дела, даже не связанные с работой, например, полить цветы или отнести туфли в мастерскую - также вносите их в список дел. Сюда же можно записать даты дней рождений друзей, коллег и знакомых - теперь вы их не пропустите. Такое постоянное планирование дисциплинирует - а это именно то, что нам надо.

4. Расставляем приоритеты
Выделите те цели, на которые потребуется больше времени, чем на другие. Пропишите для себя задачи, которые нужно выполнить для их достижения. Определите те из них, которые являются первостепенными, и те, которые могут повременить. Помните, что, скорее всего, у вас есть незавершенные дела, и ими надо будет заняться в первую очередь.

5. Режем "слона на бифштексы"
В терминологии тайм-менеджмента есть такие любопытные понятия как, например, "разрезать слона на бифштексы" и "съесть лягушку". Первое означает - разбивайте крупную задачу на маленькие задачки, выполняйте их и небольшими шагами двигайтесь к осуществлению цели. Определите для себя, что вы должны делать каждый день в течение недели, чтобы в пятницу сдать квартальный отчет. Ну а "съесть лягушку" - говорит о том, что неприятные дела надо делать в первую очередь. Отложите традиционную проверку почты на потом и начните рабочий день с главного, пусть неприятного дела - после этого у вас уже будет ощущение, что день не прошел зря.

6. Используем современные технологии
Если перспектива записывать каждый шаг в ежедневник не вызывает у вас энтузиазма - воспользуйтесь высокими технологиями. Практически каждый смартфон предлагает функцию органайзера, а на ноутбук можно установить специальные программы, например, LeaderTask или Office TimeSaver. Устанавливайте напоминания и заводите таймеры, выполняя неприятное дело. Электронная записная книжка хороша тем, что в ней, в отличие от бумажной, заполненной стикерами, записками и визитками, не надо наводить порядок.

7. Сокращаем время прокрастинации
Прокрастинация - модное сейчас слово, понятие из психологии, означающее склонность к постоянному "откладыванию на потом" неприятных дел и мыслей. Не позволяйте себе "проверить, что там новенького в "Одноклассниках" перед тем, как начнете отвечать на письма. Форумы (а также виртуальные дневники, ICQ и прочие Интернет-сервисы) затянут вас, скорее всего, минут на сорок или больше, потом вы пойдете пить чай, потом в курилку, потом наступит время обеда - а с важным клиентом вы так и не успеете связаться.

8. Учимся говорить "нет"
Подруга зовет вас на совместный шопинг, мама требует, чтобы вы непременно приехали на воскресный обед, супруг хочет пригласить друзей, а у вас другие планы? Научитесь отказывать людям в том, на что у вас нет времени. Если коллега просит помочь со слоганом, а вы не успеваете со статьей - вежливо откажите, объясните, почему сегодня вы не можете, и пообещайте подключиться, когда разберетесь со своими дедлайнами. Не чувствуйте себя виноватой, вы ведь всего одна и к тому же не Гай Юлий Цезарь.

9. Делегируем полномочия

10. Хвалим себя
Отчет готов? Идем на маникюр. Договор подписан? Записываемся на массаж. Начальник доволен? Позвольте себе расслабиться в выходные, встретьтесь с подругами, порадуйте себя запретными сладостями и новинкой в гардеробе. Поощряйте себя за все достигнутые цели и выполненные задачи - тогда вы ярче ощутите свой успех.

Чтобы подробнее узнать, что именно чаще всего отвлекает нас на работе, вы можете поучаствовать в опросе на Еве.Ру.

Марина Иванова